ADHDの俺の仕事術(進捗管理編)

ADHDの仕事における弱点

・優先順位付けが出来ない

・スケジュール管理が出来ない

・先送りしてしまう

新入社員の時は全くもって弱点を補強できず、業務に振り回される毎日でした。しかし『寒いからマフラーを巻こう』みたいな軽い、本当に軽い改善の連続で今はわりと余裕が出てきました。またその余裕が次にADHDの強みを発揮する機会を獲得し、少しづつ仕事を楽しいと思える状態が続いています。今回はその仕事術の一部を紹介します。

Excelに仕事を管理させる

どんな仕事にも納期が存在します。複数の仕事を抱えていると沢山の納期が発生します。すると何度も納期を確認して、急いだり、急がせたりの仕事が発生します。管理表や手帳を見て何度も確認するのは面倒です。そこでExcelにデッドラインを設定して管理させてます。

(便利なソフトを使っている人は羨ましいなぁ)

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まずは期限までの残り日数を関数で作ります。

B3=A3-TODAY()

残り日数を表示させます。

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例えば残り日数が3日をデッドラインとします。ここでいうデッドラインは『進捗を確認して期限に間に合うかのチェック』というタスクが発生する日です。

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さらに条件付き書式から『新しいルールを選択』

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残り日数がデッドラインを下回ったら赤くしてあげましょう。Excelを開いて一目でわかるので脳のリソースを節約出来ます。

・何度も納期を確認することが苦手

・いつ進捗を確認するかあやふや

   →Excelにデッドラインを設定して通知させる

仕事を依頼したまま忘れること

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他社や他部署に依頼したあとに、催促するタイミングもあやふやです。『そろそろ催促しようかな?』『まだ待ってみよう』など葛藤していると疲れます。こちらも先に期限を設定します。

Excelに威圧能力を持たせる

これはちょっとしたテクニックなのですが依頼してもなかなか返答が無い場合に、Excel表を誰でも見れる共有場所に格納します。赤文字だらけになると、さすがに他部署も『ぐぬぬ』と

やり込められた悲鳴をあげます笑  さらに『偉い人が見ている感』を加えると特に管理せずとも自動的に依頼に返答が返ってくるようになります。(上司に依頼の件を催促するの嫌よね)

既にあるExcelの管理表にこっそり付け足すだけで絶大な効果を持ったりします。

・依頼した仕事をチェックする時期があやふや

・催促するのが嫌い

 →Excelで経過時間を見える化する、Excelを共有する

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ADHDはスケジュール感覚を掴むのが苦手

シコ助は殆んど遅刻をしませんが、時間にはルーズです。というのも遅刻する恐怖が強い為、定刻よりかなり余裕を持って現地に行っているだけで、特に時間に厳しいわけでもないのです。その為何時頃着く?と急に言われても即答出来なかったり、無駄にコーヒー代がかかったりします。

仕事を持ち歩くこと

時間の管理が出来る人は◯◯分の電車に乗ると予定を決めているそうです。逆算してギリギリまで仕事が出来るようです。ズルい。

仕事に限らずADHDのシコ助がとる戦略としてはどんな場所でも自分のやりたいことが出来るような環境を作ることに注力しています。場所に制約される分、場所を選ばずモットーです。

ADHDは手帳やタスク管理が好き?

シコ助があれこれ手帳を吟味したり、タスク管理アプリに執着したりするのはADHDの特性から考えると当たり前のことだったりするのかもしれません。

1つの手帳でなく何度も乗り換えたりします。ガントチャートはかなりおすすめです。

Excelから注意を促してもらう

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ADHDは報酬系が弱い為、その時度の気分や興味を優先してしまいます。それによって先延ばしが起こり、優先順位付けが出来なくなります。そんな時はExcelの通知機能で促してあげましょう。ADHDの味方、通知機能。

Excelの開発タブより起動

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 workbookを選択すると

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このような表示に

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MsgBox("期日を確認する")

を記入するとExcelを起動する際に通知がなされます。

ADHDはスケジュール感覚が鈍い分、進捗管理には通知機能で今何をすればいいか?を促してあげる必要があります。その時度に優先順位の高いタスクを通知機能に盛りこみましょう。

・ 優先順位がつけれれない

 →Excelの通知機能を利用する

今回は進捗管理について書いてみました。スケジュール感覚を身につけるより、補助や工夫で乗り越えている感じです。わりと汎用性高いものなので試してみてください。

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