シコ助の業務には複数の担当者に"ある事柄"に関する問い合わせをして、その事柄をまとめるような、いわゆる『取りまとめ業務』というものがあります。
例えば関連する他部署への聞き取りをして資料を作ったり、報告書をとりまとめて顧客に提出したり、飲み会の幹事役をやったりと人との間に入って調整する業務が多いです。
取りまとめをする中で、一番困るのがメールの返信してくれる率が低い時です。特に新入社員時代は困りました。
当時、メールの返信率を上げる為のいくつかの方法を考えていたので振り返りを含め、公開したいと思います。
返信期限を入れるべきか？
返信期限を件名に書いて、わかりやすく表示するというテクニックがありますが、それでも返信が帰ってこない場合があります。
仕事に忙殺している場合、特に重要でないメールであればスルーされることがあったりします。後回し、後回しにされて忘却というパターンが多いようです。
そんな場合、あえて返信期限を記載しないという方法が有効になる場合があります。
返信期限をあえて記載しない
こんなこといいつつ、シコ助もメールの返信を忘れてしまうことがあるのですが笑
その時の自分を振り返ってみると
期限まで時間がある→後回しにしよう
のプロセスがその要因だったりします。
そこで期限を設けず『出来るだけ早く報告願います』なんて書いてあげると、ソワソワして返信した方が楽という状況に変えることが出来ます。
特に返信率が低い人間を抜粋して送ってあげると良いでしょう。（経験上、返信率が高い人は『期限はいつまでか？』との問い合わせが帰ってきます）
メール文には返信するメリットを書く
社内で使ってるスケジューラーが更改することになり、その更改にあたっての担当者の要望を取りまとめることがありました。
その時驚いたのですが忙しいにも関わらずその時の担当者の返信率が異様に高かったのです。
スケジューラーが更改され、業務が楽になるメリットがあると自然に返信率が高まるようです。
メールの内容にメリットを含ませる具体策
二段階の期日を設ける
→『○日までに提出していただければこちらでチェックいたします。それ以降はそのまま顧客に報告いたします。』
→『○○を返信願います。部内の業務がスムーズに進める為にもご協力願います。』
→『報告頂くことで全体のの業務進捗を把握します。進捗がわかった段階で稼働支援等の対策を打つとのことです。』
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重要感を持たせる
さらにメール文には重要感を持たせておくと、返信率は高まります。どんなに簡単な聞き取りでも重要感が出ていれば返信してくれるものです。メールを送信した後に電話すればそれだけ重要感を伝えることが出来ますが、電話はとにかく面倒です。
送信先は出来るだけ多数に
メール本文には特定の人物宛へのメールですが、送信先は出来るだけ多数にしています。受信側はその宛先の多さで『優先度が高いもの』と判断しますし、自分が返信を怠ったりして他の宛先にいる人間にヘマを見せてはいけないと思います。
メール文の行間を開ける
メール文はとにかく行間を開けましょう。取りまとめ部署のメール文を見るとかなりの確率で行間をあけた内容になっています。シコ助はこれでもかというくらい空白を作っています。文の見え方だけで重要感が増すのは面白い、けど本当に効果あります。
ワード選び
期日を設定したのなら〜日までより『◯日必着』と書くと重要感が出たり、『◯日終日』と書くと終わるまで帰れない感が出ます。細かいですこういった書き方は結構大事です。
リマインダーや催促について
期限がある程度先であると一週前程度でリマインダーとしてメールを送信するのも効果的です。催促の電話なんていれてくないものです。複数部署の取りまとめ業務であれば、受領３件、未受領２件など少々焦ってしまう文章をいれるのも効果的でした。リマインダーは定型文のような形で特に文章を書かずに送信すれば負担もありません、取りまとめ業務はほんとうに疲労する仕事です。
まとめ
以上、メールの返信がない人への有効な対策でした。よく見るのがメールを送った後に電話して念を押したりなんか面倒です。メールを書き方を少し工夫するだけで返信率が高まるのでぜひ試して観てください。